ندا شفیعی معاون اداره کل روابط عمومی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری – یکی از مشکلات سازمان‌ها، اطلاع ناکافی و نادرست مدیران ارشد از جایگاه و اهمیت روابط‌عمومی است و مشکل دیگر انتخاب افرادی که از نظر پست سازمانی جایگاهی ندارند به سمت روابط‌عمومی است که در نهایت آسیب جدی به کل مجموعه و سازمان وارد خواهد کرد.
به گزارش روزانه نیوز به نقل از شارا معاون اداره کل روابط عمومی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری، داشتن تخصص و تجربه در حوزۀ ارتباطات، سواد رسانه‌ای و استفاده از فناوری‌های ارتباطی را از ملزومات مدیریت روابط عمومی بیان کرد.
یکی از مهمترین سمت‌های شغلی در هر سازمان و مجموعه، روابط‌عمومی آن سازمان است که باید توجه خاصی به این جایگاه شود و با حساسیت و دقت کافی کارشناسان روابط عمومی را انتخاب کرد، از این رو مدیر روابط عمومی باید از برخی ویژگی‌ها و توانایی‌هایی برخوردار باشد.
خبرگزاری جمهوری اسلامی ایرنا، با ندا شفیعی معاون اداره کل روابط عمومی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری و دکترای علوم ارتباطات در خصوص جایگاه روابط عمومی و ملزومات آن به گفت و گو پرداخته است:
مدیر روابط‌عمومی از چه ویژگی‌هایی باید برخوردار باشد؟
زمان و مکان برای مدیر روابط‌عمومی تعریف نشده است و باید در طول شبانه‌روز با عشق و علاقه در اختیار سازمان، مشتریان و مخاطبان باشد، مدیر روابط‌عمومی باید ارتباط‌گستر باشد و به روابط‌عمومی و تعاملات خود اهمیت دهد و با توانمندی‌های خود به مدیر سازمان و کل مجموعه اهمیت و جایگاه روابط‌عمومی را یادآور شود.
هچنین مدیر روابط‌عمومی باید از دانش، تجربه و تخصص کافی برخوردار باشد و در جهت ارتقای جایگاه سازمان استفاده کند، مدیر روابط‌عمومی باید از توانایی و قدرت کافی برای مواقع بحران برخوردار باشد و با به‌کارگیری تمام فکر، انگیزه، دانش و اطلاعات خود به دنبال پویایی سازمان باشد. لازم است احساس مسئولیت نسبت به مخاطبان درون سازمانی و برون سازمانی داشته باشد، به تمامی شخصیت‌ها و گروه‌های سیاسی احترام بگذارد و بدون نگاه سیاسی و سوگیری به مسائل نگاه کند.
همچنین صداقت، وفاداری، مسئولیت‌پذیری در تمامی امور، پرهیز از دروغ، ریا، تزویر و فریب از دیگر ویژگی‌های مورد نیاز مدیر روابط‌عمومی است.
برخی از روابط‌عمومی‌ها هنوز تصور تاثیرگذاری و رابطه یک طرفه و از بالا به پایین را در ذهن دارند، در صورتی که مبحث شهروند خبرنگار وجود دارد، نظر شما در این خصوص چیست؟
ارتباط در دنیای امروز، ارتباطی دو طرفه معنا می‌شود و ارتباط یک طرفه وجود ندارد و نمی‌تواند موفق باشد، شمار زیاد رسانه‌ها، شبکه‌های اجتماعی و فضای مجازی، منجر به منسوخ شدن ارتباط یک‌سویه در رسانه‌ها شده است.
در عصر حاضر ارتباط یک‌سویه در میان سازمان‌هایی که ارتباط فقط میان رییس و کارمند بود نیز پاسخگو نخواهد بود و سازمان‌هایی موفق خواهند بود که مدیران روابط‌عمومی آن‌ها به صورت آگاهانه و شفاف به تجزیه و تحلیل مسائل مربوط به سازمان بپردازند و نقش مهمی در تعیین سمت و سوی سیاست‌های سازمانی آن سازمان ایفا کنند.
یکی از بهترین تعاریف روابط‌عمومی از میان تعارف گوناگونی که برای آن بیان شده است، این است که «روابط‌عمومی وکیل و مدافع مردم نزد سازمان و وکیل و مدافع سازمان نزد مردم است».
این تعریف، ارتباط دوسویه را نشان می‌دهد، همان‌طور که رسانه‌ها دیگر محدود به فضا و چارچوب تعیین شدۀ خود نیستند و به مسائل مهم جهان نیز اهمیت می‌دهند، روابط‌عمومی نیز نمی‌تواند نقش یک طرفه و یک سویه داشته باشد و فقط بیان کنندۀ مسائل و سخنان رییس سازمان باشد.
یکی از مهمترین اصول روابط‌عمومی‌ها پاسخگو بودن است، در صورتی که شاهد هستیم برخی از روابط‌عمومی‌ها پاسخگو نیستند یا نمی‌خواهند باشند، با این اصول روابط‌عمومی‌ها و سازمان‌های مربوطه آسیب می‌بینند؟
بله؛ هرچند ممکن است در کوتاه مدت احساس موفقیت به دست آید، اما نخستین آسیب در بلند مدت به سازمان وارد خواهد شد، ارتباط درون سازمانی و برون سازمانی با تناسب با یکدیگر باید شکل بگیرد، موفقیت روابط‌عمومی در گرو روابط درون سازمانی، برون سازمانی و انعکاس تمام مطالب به سازمان از بیرون از مجموعه و برعکس آن است.
برخی از روابط‌عمومی‌ها پیشرفت خود را فقط در استفاده از فناوری‌های نوین می‌دانند، علاوه بر داشتن این فناوری‌ها، چه ملزومات دیگری وجود دارد که روابط‌عمومی‌ها باید برخوردار باشند؟
نمی‌توان تاثیر استفاده از فناوری(تکنولوژی)های نوین ارتباطی را در پیشرفت روابط‌عمومی انکار کرد یا نادیده گرفت. در دنیای امروز و ارتباطات ملی و بین‌المللی نمی‌توان به شکل سنتی کار کرد و از فناوری‌ها بهره نبرد.
برای مثال امروزه با توجه به فناوری‌های نوین، روابط‌عمومی نمی‌تواند فقط از سایت استفاده کند، با توجه به گسترده شدن ارتباطات و پیشرفته شدن تکنولوژی‌ها، افراد اخبار و اطلاعات مجموعه سازمانی را از سایت دنبال نمی‌کنند، از این‌رو لازم است روابط‌عمومی از فناوری‌ها و به ویژه فناوری‌های موبایلی استفاده کنند و کانال و فضاهای مختلف برای اطلاع‌رسانی ایجاد کنند.
قدرت کافی، نشاط، تسلط به کار، برخورداری از ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی، قدرت نوشتاری و گفتاری، توجه به ارتباطات انسانی و وجود ذوق و شوق جهت کار در مجموعه از دیگر ملزوماتی است که روابط‌عمومی باید برخوردار باشد. به طور کلی می‌توان گفت:فناوری‌های ارتباطی در کنار ارتباطات انسانی، سوادرسانه‌ای و تخصص در حوزه، کارآیی لازم را دارد.
برخی از روابط‌عمومی‌ها وب‌سایت و ایمیل دارند و مطالب زیادی در سایت بارگزاری می‌کنند؛ آیا داشتن سایت و بارگزاری مطالب، معیار مناسبی برای ارزیابی روابط‌عمومی‌ها خواهد بود؟
داشتن سایت و بارگزاری مطالب به تنهایی کافی نیست، داشتن تخصص در رشته‌های روابط‌عمومی و ارتباطات و برخورداری از ارتباطات میان‌فردی و انسانی قوی از عوامل مؤثر بر موفقیت روابط‌عمومی‌ها است و باید در جهت ارتقای آن کوشید.
یک روابط‌عمومی موفق تنها به فضای مجازی و اینترنت اکتفا نمی‌کند و با برخورداری از دانش کافی در حوزۀ روابط‌عمومی و تعاملات قوی به ویژه با زیرمجموعه‌های خود، آشنایی با تمام مشکلات درون و بیرون از سازمان و تسلط کافی به تکنیک‌های روابط‌عمومی در عصر دیجیتال به ارتقا و موفقیت سازمان کمک می‌کند.
سواد رسانه‌ای چقدر برای روابط‌عمومی‌ها اهمیت دارد؟
سواد رسانه‌ای مبحث بسیار مهمی برای روابط‌عمومی‌ها است، تشخیص، تجزیه و تحلیل رسانه‌ها، آشنایی با برد رسانه‌ها، شناخت اطلاعات درست و معتبر از غیرمعتبر و نحوۀ بازرسی و جلوگیری از چاپ و انتشار شایعات و اخبار دروغ در حوزۀ سواد رسانه‌ای است که روابط‌عمومی باید از آن برخوردار باشد، سواد رسانه‌ای در کنار ارتباطات و تعاملات گستردۀ روابط‌عمومی مفید واقع می‌شود.
روابط‌عمومی‌ها چگونه می‌توانند جذب مخاطبان همیشگی و وفادار داشته باشند؟
با تعاملات و ارتباط همیشگی با مخاطبان، انتقادپذیری، انتقال مسائل و مشکلات به مدیرمجموعه و پیگیری آن‌ها تا زمان برطرف شدن و جایگزین کردن روابط بلندمدت به جای روابط کوتاه‌مدت، گذرا و برحسب منافع سازمانی، می‌توان جذب مخاطب وفادار داشت.
همچون خبرنگاران بحران که ملزم هستند مسائل و مشکلات را قبل از بحران، حین بحران و بعد از بحران پیگیری کنند، روابط‌عمومی نیز وظیفۀ اطلاع رسانی را برعهده دارد و بعد از انتقال مشکلات به سازمان، تا زمان نتیجه‌گیری و انتقال آن به مخاطبان، باید پیگیری لازم را به عمل آورند.
گاهی ادعا می‌شود برخی از افراد در روابط‌عمومی بیش از اینکه تسهیل‌گر ارتباطات با جامعه و رسانه باشد، مانعی برای پاسخگویی و به تعبیری توجیه‌گر ضعف‌های مدیریتی است. نظرشما چیست؟
این ضعف در برخی از سازمان‌ها وجود دارد و به غیرحرفه‌ای بودن مدیر روابط‌عمومی مربوط است. یکی از اتفاقات ناشایستی که امروزه در حال وقوع است، انتخاب افرادی به عنوان مدیر روابط‌عمومی و کارشناسان روابط‌عمومی است که دانشی از الفبای ارتباطات و روابط‌عمومی ندارند و در نهایت منجر به آسیب رساندن به روابط‌عمومی و جایگاه آن می‌شوند.
انتخاب نکردن افراد متخصص و متعهد در جایگاه روابط‌عمومی آسیب‌زا است و به تجربه، تخصص و ارتباطات قوی در کنار هم نیاز است تا مانعی برای تسهیل‌گری و موفقیت حوزۀ روابط‌عمومی سازمان‌ها نباشد.
مهمترین مشکلات روابط‌عمومی‌ها راچه می‌دانید؟
یکی از مشکلات سازمان‌ها، اطلاع ناکافی و نادرست مدیران ارشد از جایگاه و اهمیت روابط‌عمومی است، مشکل دیگر انتخاب افرادی که از نظر پست سازمانی جایگاهی ندارند به سمت روابط‌عمومی است که در نهایت آسیب جدی به کل مجموعه و سازمان وارد خواهد کرد.
در صورتی که مدیر سازمان، پس از انتخاب معاونان خود، باید باحساسیت و اطلاع کامل، مدیر و کارشناسان روابط‌عمومی خود را از میان افرادی که از سواد ارتباطی لازم برخوردارند، انتخاب کند.
یکی دیگر از مشکلات، برگزاری آموزش‌های کوتاه‌مدت تنها برای روابط‌عمومی‌هاست. در صورتی که لازم است دوره‌های آموزشی کوتاه‌مدت برای مدیران سازمان نیز جهت درک جایگاه و اهمیت روابط‌عمومی برگزار شود.
